Privacy

PRIVACY NOTICE

OÜ GEARBOX BIOSCIENCES

Last updated: 05.03.2024

This Privacy Notice describes how OÜ Gearbox Biosciences (“Gearbox Biosciences”, „we“ or „us“) process and safeguard personal data of data subjects who visit our website at www.gearbox.bio, purchase or engage with our offered products and/or services, supply us with products and/or services, and with whom we otherwise interact.

1. Controller of your personal data

The controller of your personal data is Gearbox Biosciences. Gearbox Biosciences is responsible for ensuring that your personal data is processed in accordance with this Privacy Notice and applicable data protection laws, in particular with the General Data Processing Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).

The contact details of the data controller are as follows:

            OÜ Gearbox Biosciences
            Registry code: 16215205
            Legal address: Nooruse tn 1, 50411 Tartu, Estonia
            Email address: privacy@gearbox.bio
            Phone number: +372 56 480 900

2. Personal data we process and use

We usually collect personal data directly from data subjects or from our contractual and business partners when the respective representatives interact with us. The data we collect depends on the context of your relationship and interactions with us and the choices you make, the exact services or products you purchase (or offer to us), and applicable data protection law.

Depending on the nature of the legal relationship between us, we may process the following personal data of our contractual and business partners’ representatives and employees:

• General personal data and contact details: such as your first and last name, e-mail address and phone number;
• Data on the company associated with the data subject: such as name and details of the company, work position, title or work profile of the data subject;
• Data collected in the course of using and engaging with our website: such as your IP address, used devices, e-mail and other communications, any usage, navigation, analytics and log data associated with the use and engagement with our website. Please note that for such collection of data, we may also use cookies or similar technologies (“Cookies”), the use of which (including the purposes, legal bases for such use) is further described in Section 4 of this Privacy Notice;
• Data provided by you or our partners by interacting with us: such as data required for establishing and maintaining a contractual or business relationship, information about our correspondence, feedback data and other content collected via client inquiries and support requests, or any other information that you or our partners voluntarily provide to us.

3. Purposes and legal bases for the processing of personal data

We may process the personal data of our contractual and business partners’ representatives and employees for the following purposes and on the legal bases:

• Establishing relationships with business partners, including by way of contacting leads or target clients by marketing our products and services, conducting service and product demos, etc. For these purposes, the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest in establishing and entering into contracts in the course of our ordinary business activities, including by carrying out direct marketing (Article 6(1)(f) of the GDPR). You may object to receiving any electronic marketing information on behalf of the company you represent every time such marketing is provided by us.
• Management of contractual and business relationships, providing our products and/or services to our clients. For these purposes, the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest in maintaining contractual and business relationships, including by managing databases of our partners and providing our services to our clients (Article 6(1)(f) of the GDPR).
• Managing and responding to client inquiries and support request. For these purpose, the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest in managing and responding to such communications which concern our services, products and website (Article 6(1)(f) of the GDPR).
• Establishing, exercising and defending any potential legal claims. Where necessary for taking action on such legal claims, and for compliance, regulatory and investigative purposes, which all may derive from legal relationships with our partners (or data subjects interacting with us), the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest (Article 6(1)(f) of the GDPR).
• Complying with our legal obligations deriving from applicable law. For these purposes, the legal basis for the processing of your personal data is the respective legal provision obliging us to process the relevant data (in accordance with Article 6(1)(c) of the GDPR). Such legal obligations may derive, for example, from accounting and tax laws.
• Improving and developing our website, including for security purposes. For these purposes, the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest in improving our understanding of our partners’ needs and preferences in order to constantly enhance the functioning of our website and services, including by conducting analytics, improve access to content that Gearbox Biosciences publishes and to ensure the technical availability and security of our website and services (Article 6(1)(f) of the GDPR).

4. Cookies

We may use Cookies on our websites. Cookies are small bits of information that are placed on your device. For instances, Cookies enable us to remember information about your activities and preferences on our website to make the use and navigation more efficient and user-friendly by providing you a more customised experience when you use our website. These Cookies are divided into essential and optional Cookies.

Essential Cookies are necessary to make our website work and function properly. As these Cookies are strictly necessary for the functioning of our website, and your consent is not required for their use according to applicable law and therefore they cannot be turned off. We use these Cookies based on our legitimate interest to keep our website functional.

Optional Cookies are placed on your device only if you give your consent for this. Optional cookies are not strictly necessary for the functioning of the website, but for instance, they enable us to analyse the performance and design of our website (e.g., they enable us to see which sections of our website are the most popular, how much time is spent by users on each section, etc.). For such analytics, we may use third party cookies such as (without limitation) Google Analytics. Optional cookies also enable us to record data about your actions on the browser (tracking Cookies). Such cookies may also be used for targeted marketing. We use such optional Cookies only if you give us your consent to place and use these Cookies.

Please note that the Cookies are divided into two categories with different storage times on your device. Temporary session cookies are set per each use session and stored on your device until you close your device or browser. Persistent cookies are stored on your device after you have finished browsing until they expire or are deleted.

If you want to remove or block optional Cookies described herein, you can update your browser settings. Please be aware that the rejecting of Cookies may affect your user experience on our website.

5. Disclosure and transfer of personal data

We put our best efforts to keep your personal data safe and always require a high level of security and confidentiality from our employees and partners. Access to your personal data is restricted to our employees and partners only to the extent necessary for the performance of their specified tasks.

We may share certain categories of your personal data:

• with our trusted services providers when they provide services to us or to you, on behalf of us and under our instructions, such as cloud-based service providers, legal service providers, accounting service providers, etc. We will control and shall remain responsible for the use of your personal data in such cases;
• with our partners, who provide us with tools for analytics (who may, in particular, process statistical browsing data);
• to public authorities if we are required to disclose personal data by applicable law or to comply with a lawful request of authorities;
• in relation to a merger, investment round, acquisition or sale of our business or its part(s);
• other third parties where it may be necessary to protect our property or rights, or defend against legal claims.

We may transfer your personal data outside of the European Economic Area in limited cases. In such a case, we use adequate safeguards to protect your personal data, such as the standard contractual clauses for transfers established by the European Commission. You can contact us to get more information about the transfers of your personal data by using the contact details in Section 1 of this Privacy Notice.

6. Retention of your personal data

We process your personal data only for as long as necessary for the fulfilment of the original purposes of personal data processing, which are described above, or as long as required to fulfil our legal obligations. We determine the appropriate retention period for personal data on the basis of the amount, nature, and sensitivity of the personal data being processed, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data, whether we can achieve the purposes of the processing through other means, and on the basis of applicable legal requirements (such as applicable statutes of limitation).

When the retention of your personal data is no longer necessary to achieve the purposes of processing, your data will be permanently removed, unless you instruct us otherwise and we agree on the terms on longer storage of your data.

7. Your rights as a data subject

You may exercise your rights as the data subject to the extent permitted under applicable law, including the following rights:

• You may request access to your personal data;
• To the extent permitted under applicable law, you may request us to correct, update, change or erase your personal data. In some cases you may also have a right to object to processing of your personal data;
• If you request the erasure of your personal data, please note that certain personal data is strictly necessary in order to fulfil the purposes defined in this Privacy Notice and the processing of which may also be required by applicable law. If personal data is erased under your request, we will only retain such copies of the information as are necessary for us to protect our or third parties’ legitimate interests, comply with governmental orders, resolve disputes, troubleshoot problems, or enforce any agreement you have entered into with us. Therefore, such personal data may not be erased in full;
• You may withdraw your consent regarding the processing of your personal data, where the legal basis for processing is your consent. Please note that withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing of personal data carried out on the basis of consent before withdrawal;
• You may use your right to data portability. In some cases we may limit or deny your request if we are required or permitted by applicable law to do so, e.g., if it is necessary for the purpose of our legitimate interest to protect our trade secrets or any other confidential information; and
• To the extent permitted under applicable law, you may request more information about our legitimate interest and why we think our legitimate interest overrides your rights and interests as a data subject. This applies where the legal basis for the processing of your personal data is our legitimate interest.

To exercise your rights or if you have any privacy-related questions, please contact us by using the contact details in Section 1 of this Privacy Notice. We will respond to your requests and to provide you with additional privacy-related information within the timeframes specified in applicable personal data protection law. Please note that we may ask you for additional information to adequately verify your identity before taking action on your request to exercise your rights as a data subject.

If you are not satisfied with our response or have a concern that your privacy rights have been infringed, you have the right to lodge a complaint with your local supervisory authority. List and contact details of European supervisory authorities can be found here.

8. Security measures

We use reasonable technical and organisational measures (including physical, electronic and administrative) to protect your personal data from loss, destruction, misuse and unauthorised access or disclosure. Please note that no method of transmission over the Internet, or method of electronic storage, is fully secure. While we use all reasonable efforts to protect your personal data from loss, destruction, unauthorised access, misuse, or disclosure, we cannot fully guarantee the security of your personal data.

9. Updates

From time to time, we may update this Privacy Notice in order to adapt it to any updates that might arise. In case of making any substantial update, we will notify you via the e-mail that you have, or the company on behalf of whom you interact with us, communicated us. This Privacy Notice was last updated as of the “Last updated” date indicated above.

Privaatsusteade tööle kandideerijale

OÜ GEARBOX BIOSCIENCES

Viimati uuendatud: 16. jaanuar 2024

Käesolev privaatsusteade selgitab, kuidas OÜ Gearbox Biosciences (edaspidi ka “Gearbox Biosciences” või “meie”) töötleb teie (“kandidaat” või “teie”) isikuandmeid juhul, kui te kandideerite meile tööle kas omal algatusel, meie töökuulutuste alusel või meie enda poolt läbiviidud sihtotsingu tulemusena Privaatsusteadet kohaldatakse vajadusel ka praktikakohtadele kandideerimisel.

1. Vastutav töötleja

Teie isikuandmete vastutav töötleja Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse („GDPR“) tähenduses on Gearbox Biosciences. Gearbox Biosciences on kohustatud tagama, et teie isikuandmeid töödeldakse kooskõlas privaatsusteate ja asjakohaste õigusaktidega, eelkõige GDPR-iga ja isikuandmete kaitse seadusega.

Vastutava töötleja kontaktandmed on järgmised:

OÜ Gearbox Biosciences
Registrikood: 16215205
Aadress: Nooruse tn 1, 50411 Tartu, Eesti
E-posti aadress: privacy@gearbox.bio
Telefoninumber: +372 56 480 900

2. Milliseid isikuandmeid me töötleme

Eelkõige töötleme me isikuandmeid, mille te olete ise meile edastanud kandideerimis- ja värbamisprotsessi käigus. Kohaldatava õigusega lubatud ulatuses võime me koguda teie isikuandmeid põhjendatud ulatuses ka kolmandatelt isikutelt, nt avalikest andmebaasidest, värbamisagentuuridelt või -portaalidest.

Värbamisprotsessi käigus võime töödelda eelkõige järgmisi isikuandmeid:

• üldised isikuandmed nagu teie ees- ja perekonnanimi, kodune aadress, e-posti aadress, telefoninumber, isikukood ja/või sünniaeg, sugu, kodakondsus;
• tööle kandideerimise avalduses ja elulookirjelduses (CV) sisalduvad andmed, nt teie haridustase ja vastav(ad) haridusasutus(ed), keeleoskus, üksikasjad teie eelmiste töökohtade ja kogemuse osas (sh eelmised tööandjad, töötamise perioodid, ametikirjeldused ja -nimetused, läbitud koolitused), teave soovitud palga ja muude hüvede osas, vajadusel teave viisa ja/või elamisloa olemasolu või vajaduse kohta;
• muud värbamisprotsessi käigus kogutud andmed, nt värbamisprotsessi staatus, värbamisprotsessiga seotud teabevahetus, teave soovituste ja soovitajate kohta (sh andmed soovituse andja kohta), teave sobivustestide ja -ülesannete täitmise ja tulemuste kohta, teave värbamisprotsessi tulemuse ja põhjuste kohta.

Me võime täiendavalt koguda ka muid isikuandmeid, mida te vabatahtlikult meile värbamisprotsessi käigus ja selle järgselt edastate.

3. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Sõltuvalt konkreetsest töötlemistoimingust värbamisprotsessi käigus võime teie isikuandmeid töödelda järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

• tuginedes meie õigustatud huvile kui isikuandmete töötlemise õiguslikule alusele (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f) järgmistel eesmärkidel:
  • teie poolt esitatud kandideerimisavalduse ja teie sobivuse hindamiseks pakutavale tööpositsioonile, sh teie poolt esitatud andmete kontrollimiseks, sobivustestide ning -ülesannete labiviimiseks ja teie poolt märgitud soovitajatega ühendust võtmiseks;
  • teiega ühendust võtmine seoses teie poolt esitatud avalduse ja üleüldiselt seoses värbamisprotsessiga; ja
  • vajadusel õiguslike nõuete esitamiseks, menetlemiseks ja kaitsmiseks.
• lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmiseks, sealhulgas töösuhte loomise läbirääkimiseks ja sellega seotud toiminguteks (nt töölepingu ettevalmistamiseks). Sellisel juhul on isikuandmete töötlemise õiguslik alus lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt b);
• kui olete andnud selleks nõusoleku (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt a), siis säilitame teie andmeid selleks, et tulevikus võimaluse korral võtta teiega ühendust seoses vabade ametikohtadega või tööpakkumiste tegemiseks. Te võite nõusoleku igal ajal tagasi võtta, võttes meiega ühendust vastavalt privaatsusteates sätestatule.

4. Isikuandmete edastamine ja avaldamine

Teeme kõik endast sõltuva, et hoida teie isikuandmed kaitstuna ja nõuame oma töötajatelt ning koostööpartneritelt ranget turvalisust ja konfidentsiaalsust. Teie isikuandmetele on ligipääs üksnes meie töötajatel ja koostööpartneritel, kui see on vajalik nende kindlaksmääratud ülesannete täitmiseks.

Me võime edastada teie isikuandmeid kolmandatele isikutele järgmistel juhtudel ja viisidel

• meie koostööpartneritele, keda kasutame oma tegevuse paremaks korraldamiseks (nt raamatupidamisteenuse või IT-teenuste osutajad). Sellistel juhtudel tagame, et kõik isikud, kellele me edastame teie isikuandmeid, töötlevad isikuandmeid rangelt vastavalt meie juhistele, isikuandmete töötlemise õigusliku alusega kooskõlas kohaldatavate õigusaktidega;
• avalik-õiguslikele asutustele, kui isikuandmete edastamine on vajalik, et täita oma seadusest tulenevaid kohustusi või ennetada või uurida võimalikke süütegusid; ja
• teistele kolmandatele isikutele, kui see on vajalik, et kaitsta oma vara ja õigusi või kaitsta end õiguslike nõuete vastu.

Me ei edasta üldjuhul teie isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnast väljapoole. Kui me seda teeme, rakendame asjakohaseid kaitsemeetmeid tagamaks, et selline edastamine oleks kooskõlas kohaldatava õigusega ja turvaline. Seoses isikuandmete edastamisega riikidesse, mis ei paku andmekaitse piisavat taset, kasutame me isikuandmete edastamisel asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks kasutades isikuandmete edastamise lepingutes Euroopa Komisjoni standardseid andmekaitseklausleid. Teil on võimalik kohaldatavate kaitsemeetmetega tutvuda, võttes meiega ühendust punktis 1 toodud kontaktandmetel.

5. Isikuandmete säilitamine

Me töötleme teie isikuandmeid värbamisprotsessi ajal ja säilitame isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik privaatsusteates kirjeldatud konkreetsete eesmärkide saavutamiseks. Kui te ei osutu valituks vabale tööpositsioonile, säilitame teie andmeid kuni 1 aasta kandideerimisprotsessi lõpust, eelkõige eesmärgiga esitada, menetleda ja kaitsta värbamisprotsessist tulenevaid võimalikke õiguslikke nõudeid. Mõnel juhul võib isikuandmeid säilitada pikema aja jooksul, kui isikuandmete säilitamine on vajalik meie või kolmandate isikute õigustatud huvide kaitsmiseks, näiteks käimasolevate õigusvaidluste korral. Kui olete andnud isikuandmete töötlemiseks nõusoleku, siis säilitame teie isikuandmeid nõusolekus kirjeldatud eesmärgil kuni nõusoleku tagasivõtmiseni.

Juhul, kui kandideerimise tulemusena sõlmime teiega töölepingu, kohaldub edasisele isikuandmete töötlemisele, sh säilitamisele, töötajatele suunatud eraldiseisev privaatsusteade, mis tehakse teile kättesaadavaks enne töölepingu sõlmimist.

Kui teie isikuandmete säilitamine ei ole enam õigusaktide alusel nõutud ega nende säilitamise eesmärgi saavutamiseks vajalik, kustutame me teie isikuandmed jäädavalt või muudame need anonüümseks.

6. Teie kui andmesubjekti õigused

Teil kui andmesubjektil on järgmised õigused, vastavalt kohalduvatele isikuandmete kaitset puudutavatele õigusaktidele ja arvestades nendest õigusaktidest tulenevaid piiranguid nende õiguste teostamisel:

• õigus saada teavet ja juurdepääsu isikuandmetele, mida teie kohta töödeldakse;
• õigus isikuandmete parandamisele juhul, kui töödeldavad isikuandmed on ebaõiged;
• õigus nõuda isikuandmete kustutamist, v.a. juhul, kui me võime sellest õiguspäraselt keelduda (st juhul, kui meil on andmete jätkuvaks töötlemiseks õiguslik alus);
• õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist ja esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele;
• õigus isikuandmete ülekandmisele, kui töötlemise õiguslik alus on teie nõusolek või meie vahel sõlmitud leping;
• õigus taotleda õigusaktidega ettenähtud ulatuses teavet meie õigustatud huvi kohta ja selle kohta, miks me leiame, et meie õigustatud huvi kaalub üles teie kui andmesubjekti õigused ning huvid. See kohaldub juhul, kui isikuandmete töötlemise õiguslik alus on meie õigustatud huvi; ja
• õigus isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta, kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul. Palume arvestada, et nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud isikuandmete töötlemise seaduslikkust.

Oma õiguste kasutamiseks või küsimuste korral võtke palun meiega ühendust käesoleva privaatsusteate punktis 1 toodud kontaktandmetel. Julgustame teid meiega ühendust võtma ka juhul, kui leiate, et oleme teie isikuandmeid töödelnud vastuolus kohaldatava õigusega. Samuti on teil õigus pöörduda kohtu poole või esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-post: info@aki.ee; veeb: www.aki.ee).

7. Turvalisus

Me kasutame asjakohaseid turvameetmeid (sealhulgas füüsilisi, elektroonilisi ja organisatsioonilisi) teie isikuandmete kaitsmiseks kaotsimineku, hävimise, väärkasutamise ning loata juurdepääsu või avaldamise eest. Palume siiski arvestada, et kuigi me püüame isikuandmete turvalisust asjakohaste meetmetega kaitsta, ei välista ükski turvameetmete süsteem täielikult kõiki võimalikke turvariske.

8. Privaatsusteate muutmine

Käesolev privaatsusteade võib aeg-ajalt muutuda. Kui me teeme privaatsusteates sisulisi muudatusi, teavitame me teid sellest teie poolt värbamisprotsessis edastatud e-posti aadressi kaudu, samuti teeme uuendatud teate kättesaadavaks oma veebilehel. Viimati uuendati privaatsusteadet eespool märgitud „Viimati uuendatud“ kuupäeval.

Privaatsusteade tööle kandideerijale

OÜ GEARBOX BIOSCIENCES

Viimati uuendatud: 19. veebruar 2024

Käesolev privaatsusteade selgitab, kuidas OÜ Gearbox Biosciences (edaspidi ka “Gearbox Biosciences” või “meie”) töötleb oma töötajate, käsundisaajate, töövõtjate ja praktikantide (“töötaja” või “teie”) isikuandmeid seoses töötaja ja Gearbox Biosciences vahelise töö- või teenistussuhtega.

1. Vastutav töötleja

Teie isikuandmete vastutav töötleja Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse („GDPR“) tähenduses on Gearbox Biosciences. Gearbox Biosciences on kohustatud tagama, et teie isikuandmeid töödeldakse kooskõlas privaatsusteate ja asjakohaste õigusaktidega, eelkõige GDPR-i ning isikuandmete kaitse seadusega.

Vastutava töötleja kontaktandmed on järgmised:

OÜ Gearbox Biosciences
Registrikood: 16215205
Aadress: Nooruse tn 1, 50411 Tartu, Eesti
E-posti aadress: privacy@gearbox.bio
Telefoninumber: +372 56 480 900

2. Milliseid isikuandmeid me töötleme?

Teie tööandjana võime töösuhte jooksul töödelda teie isikuandmeid erinevatel viisidel. Töötleme sealhulgas nii isikuandmeid, mille oleme teilt saanud värbamisprotsessi käigus, töölepingu sõlmimisel ja töösuhte ajal, kui ka isikuandmeid, mille oleme saanud kolmandatelt isikutelt, nt avalikest andmebaasidest, ametiasutustelt või töötervishoiuteenuse pakkujatelt (asjakohaste õigusaktide alusel lubatud ulatuses).

Töötleme töösuhte raames eelkõige järgmisi isikuandmeid:

• üldised isikuandmed, nt teie ees- ja perekonnanimi, kodune aadress, e-posti aadress, telefoninumber, isikukood ja/või sünniaeg, sugu, kodakondsus;
• üksikasjad teie töösuhte ja kvalifikatsiooni kohta, nt teie ametikirjeldus ja -nimetus, haridustase, vastav(ad) haridusasutus(ed) ja käimasolevad õpingud, keeleoskused, teave selle kohta, kas Gearbox Biosciences’ töökoha näol on tegemist teie põhitöökohaga, teave teile määratud ja teie poolt täidetud ülesannete/projektide kohta, töökogemus Gearbox Biosciences’ (sh töösuhte algus- ja lõppkuupäev), läbitud ja käimasolevad koolitused (sh koolituste tunnistused/sertifikaadid) ning sobivustestide andmed, kui neid on läbi viidud, samuti teave olemasolevate konkurentsipiirangute kohta;
• üksikasjad teie ametialase arengu osas, nt arenguvestluste materjalid, distsiplinaardokumendid, hindamised ja nendega seotud dokumendid, hoiatused, katseajaga seonduvad dokumendid;
• üksikasjad teie eelmiste töökohtade osas, nt eelmised tööandjad, töötamise perioodid, ametikirjeldused ja -nimetused, läbitud koolitused;
• palga ja muude hüvitistega ning osalusoptsioonidega seonduvad andmed, nt palga ja seotud hüvitiste suurus, pangakonto andmed, tasutud maksud, osalusoptsioonidega seotud teave (optsioonide olemasolu ja nendega seotud tingimused);
• andmed puhkuste, tööaja ja töölt puudumiste kohta, nt tööaeg, töötunnid ja töölt puudumised, iga-aastased puhkused, puhkuste liigid;
• töösuhtega seotud administratiivsed andmed, nt teave teile kasutamiseks antud IT-seadmete ja väljastatud ligipääsukaartide kohta, teave Gearbox Biosciences’ kasutajakontode ja nende kasutamise kohta (nt kasutuslogid), andmed tööreiside ja -lähetuste kohta (eesmärk, asukoht, aeg, majutus, kulud jne), vajadusel korral teave tööviisa või elamisloa kohta, teave töösuhte lõpetamise kohta ja selle põhjused;
• piiratud ulatuses terviseandmed, sh andmed ajutise töövõimetuse ja töövõimetushüvitiste maksmise kohta, andmed töötervishoiuteenuste osutamise ja töötervishoiuarsti otsuste kohta, tööõnnetuste ja kutsehaigustega seonduv teave ning dokumentatsioon, tervislike vastunäidustuste olemasolu seoses konkreetse tööpositsiooniga;
• teave, mida kogutakse jooksvalt töösuhte käigus, nt e-posti süsteemides ja muudes suhtlusvahendites (nt Slack) töödeldud andmed, sh kasutusandmed ja suhtluse sisu e-posti ning muude sisekommunikatsioonikanalite kaudu. Eelnimetatud andmed võivad hõlmata teie suhtlust klientide, tarnijate ja teiste kolmandate isikutega;
• hädaabikontaktid, sh kontaktisiku nimi ja kontaktandmed;
• teie pildid, hääl ja muud kujutised, nt kui teid pildistatakse või filmitakse (või vastavaid jäädvustusi kasutatakse) töösuhtega seotud eesmärkidel, Gearbox Biosciences’ üritustel või kui te olete eraldiseisvalt nõustunud osalema meie turundusprojektides;
• muud andmed, nt teie tagasiside ja muu Gearbox Biosciences’le edastatud teave (sh värbamisprotsessi käigus), kui te otsustate töösuhte jooksul vabatahtlikult meile selliseid andmeid edastada.

Nagu eespool märgitud, võime me töödelda teie eriliigilisi isikuandmeid, nt teie tervisega seonduvaid isikuandmeid. Seda teeme me üksnes juhul, kui meile kui tööandjale kohalduvad seadusjärgsed ja lepingulised õigused ning kohustused nõuavad ja kui see on kohaldatavate õigusaktidega lubatud.

3. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Sõltuvalt konkreetsest töötlemistoimingust võime teie isikuandmeid töödelda järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

• teiega sõlmitud lepingust tulenevate kohustuste täitmine, nt et tagada ja võimaldada tööülesannete täitmist, määrata ja maksta töötasu ning muid hüvitisi seoses töösuhtega. Sellisel juhul on isikuandmete töötlemise õiguslik alus teiega sõlmitud lepingust tulenevate meie kui tööandja kohustuste täitmine (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt b);
• õigusaktidest tulenevate juriidiliste kohustuste täitmine, nt maksualastest seadustest, töötervishoiu ja tööohutuse seadusest, raamatupidamise seadusest jne tulenevate kohustuste täitmine. Sellisel juhul on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks meie suhtes kohaldatava õigusliku kohustuse täitmine (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt c koostoimes muude kohaldatavate õigusaktide asjakohaste sätetega);
• teie eluliste huvide kaitsmine (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt d), eelkõige teie poolt märgitud kontaktisikuga ühendust võtmine hädaolukorra korral;
• meie õigustatud huvi (GDPRi artikli 6 lõike 1 punkt f), eelkõige meie (äri)huvide tagamine ja kaitsmine, nt:
  • meie hoonete, varade ohutuse ja süsteemide toimimise tagamine, väärkasutuse ning pahatahtliku tegevuse ennetamine,
  • lepinguliste kohustuste täitmise jälgimine seadusega lubatud ulatuses;
  • meie lepinguliste kohustuste täitmise tagamine klientide ja muude kolmandate isikute ees;
  • meie toodete ja teenuste arendamine, samuti töötajate arengu võimaldamine, mh positiivse sisekultuuri ja töötajate rahulolu eesmärgil;
  • meie äritegevuse järjepidevuse eesmärgil teie tööalase suhtluse säilitamine pärast töösuhte lõppu seadusega lubatud ulatuses;
  • meie kui tööandja brändi kujundamine; või
  • õiguslike nõuete esitamine, menetlemine ja kaitsmine.

Me tugineme oma õigustatud huvile üksnes siis, kui see kaalub üles teie kui andmesubjekti huvid ning õigused.

4. Isikuandmete edastamine ja avaldamine

Teeme kõik endast sõltuva, et hoida teie isikuandmed kaitstuna ja nõuame oma töötajatelt ning koostööpartneritelt ranget turvalisust ja konfidentsiaalsust. Teie isikuandmetele on ligipääs üksnes meie töötajatel ja koostööpartneritel, kui see on vajalik nende kindlaksmääratud ülesannete täitmiseks.

Teatud juhtudel võime jäädvustada Gearbox Biosciences’ enda või seotud üritusi, seminare või koolitusi ja jäädvustusi avaldada meie veebisaidil või sotsiaalmeediakontodel, samuti jagada neid teiste töötajatega sisekommunikatsioonikanalites. Kui te ei soovi, et teie kujutist sel eesmärgil avaldataks, palume sellest meile teada anda.

Me võime edastada teie isikuandmeid kolmandatele isikutele veel järgmistel juhtudel ja viisidel:

• meie koostööpartneritele, keda kasutame oma tegevuse paremaks korraldamiseks (nt IT-teenuste, sh pilve- ja raamatupidamisteenuste pakkujad). Sellistel juhtudel tagame, et kõik isikud, kellele me edastame teie isikuandmeid, töötlevad isikuandmeid rangelt vastavalt meie juhistele, isikuandmete töötlemise õigusliku alusega kooskõlas kohaldatavate õigusaktidega;
• avalik-õiguslikele asutustele, kui isikuandmete edastamine on vajalik, et täita oma seadusest tulenevaid kohustusi või ennetada või uurida võimalikke süütegusid (nt maksu- ja kindlustusasutustele, audiitoritele, töötervishoiuteenuste pakkujatele, õigusteenuse osutajatele ning muudele sarnastele asutustele);
• võimalikele lepingupartneritele seoses ülevõtmis- ja ühinemistehingutega, investeerimistehingutega, ettevõtte või selle osa müügiga, osaluse müügiga jne; ja
• teistele kolmandatele isikutele, kui see on vajalik, et kaitsta oma vara ja õigusi või kaitsta end õiguslike nõuete vastu.

Me ei edasta üldjuhul teie isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnast väljapoole. Kui me seda teeme, rakendame asjakohaseid kaitsemeetmeid tagamaks, et selline edastamine oleks kooskõlas kohaldatava õigusega ja turvaline. Seoses isikuandmete edastamisega riikidesse, mis ei paku andmekaitse piisavat taset, kasutame me isikuandmete edastamisel asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks kasutades isikuandmete edastamise lepingutes Euroopa Komisjoni standardseid andmekaitseklausleid.

Teil on võimalik kohaldatavate kaitsemeetmetega tutvuda ja küsida täiendavat teavet seoses isikuandmete edastamise ja avaldamisega, kui võtate meiega ühendust privaatsusteate punktis 1 toodud kontaktandmetel.

5. Isikuandmete säilitamine

Üldjuhul me töötleme teie isikuandmeid üksnes töösuhte kestvuse ajal ja säilitame isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik privaatsusteates kirjeldatud konkreetsete eesmärkide saavutamiseks või kohalduvate õigusaktide kohaselt nõutud (nt raamatupidamise algdokumentide säilitamine 7 aasta jooksul vastavalt raamatupidamisseaduses sätestatule, töölepingu säilitamine 10 aastat pärast töölepingu lõppu vastavalt töölepingu seadusele). Mõnel juhul võib isikuandmeid säilitada pikema aja jooksul, kui isikuandmete säilitamine on vajalik meie või kolmandate isikute õigustatud huvide kaitsmiseks, näiteks käimasolevate kohtuvaidluse korral.

Kui teie isikuandmete säilitamine ei ole enam õigusaktide alusel nõutud ega nende säilitamise eesmärgi saavutamiseks vajalik, kustutame me teie isikuandmed jäädavalt või muudame need anonüümseks.

6. Teie kui andmesubjekti õigused

Teil kui andmesubjektil on järgmised õigused, vastavalt kohalduvatele isikuandmete kaitset puudutavatele õigusaktidele ja arvestades nendest õigusaktidest tulenevaid piiranguid nende õiguste teostamisel:

• õigus saada teavet ja juurdepääsu isikuandmetele, mida teie kohta töödeldakse;
• õigus isikuandmete parandamisele juhul, kui töödeldavad isikuandmed on ebaõiged;
• õigus nõuda isikuandmete kustutamist, v.a. juhul, kui me võime sellest õiguspäraselt keelduda (st juhul, kui meil on andmete jätkuvaks töötlemiseks õiguslik alus);
• õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist ja esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele;
• õigus isikuandmete ülekandmisele, kui töötlemise õiguslik alus on teie nõusolek või meie vahel sõlmitud leping;
• õigus taotleda õigusaktidega ettenähtud ulatuses teavet meie konkreetse õigustatud huvi kohta ja selle kohta, miks me leiame, et meie õigustatud huvi kaalub üles teie kui andmesubjekti õigused ning huvid. See kohaldub juhul, kui isikuandmete töötlemise õiguslik alus on meie õigustatud huvi; ja
• õigus isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta, kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul. Palume arvestada, et nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud isikuandmete töötlemise seaduslikkust.

Oma õiguste kasutamiseks või küsimuste korral võtke palun meiega ühendust privaatsusteate punktis 1 toodud kontaktandmetel. Julgustame teid meiega ühendust võtma ka juhul, kui leiate, et oleme teie isikuandmeid töödelnud vastuolus kohaldatava õigusega. Samuti on teil õigus pöörduda kohtu poole või esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-posti aadress: info@aki.ee; veebileht: www.aki.ee).

7. Turvalisus

Me kasutame asjakohaseid turvameetmeid (sealhulgas füüsilisi, elektroonilisi ja organisatsioonilisi) teie isikuandmete kaitsmiseks kaotsimineku, hävimise, väärkasutamise ning loata juurdepääsu või avaldamise eest. Palume siiski arvestada, et kuigi me püüame isikuandmete turvalisust asjakohaste meetmetega kaitsta, ei välista ükski turvameetmete süsteem täielikult kõiki võimalikke turvariske.

8. Privaatsusteate muutmine

Käesolev privaatsusteade võib aeg-ajalt muutuda. Kui me teeme privaatsusteates sisulisi muudatusi, teavitame me teid sellest teie poolt edastatud e-posti aadressi kaudu või muude Gearbox Biosciences sisekommunikatsioonikanalite kaudu. Viimati uuendati privaatsusteadet eespool märgitud „Viimati uuendatud“ kuupäeval.